W dzisiejszym artykule wyjaśnię, jak rozwój odpowiednich nośników danych wpłynął na obieg informacji w firmie. Rzecz jasna są one przydatne nie tylko tam, ale istotą tekstu jest scharakteryzowanie ich przydatności w tak hermetycznym środowisku.
Przede wszystkim należy się zastanowić nad tym, w jaki sposób osoby pracujące nad dokumentem lub wspólnym projektem, przekazywały sobie pliki kilkanaście (kilkadziesiąt?) lat temu, a jak to wygląda teraz. Na myśl przychodzi nam dyskietka. Niestety, większość czytelników kojarzy ją pewnie z trzyipółcalowym dyskiem, a tymczasem była to już finalna wersja, najnowsza. Dyskietek zaczęto używać już w latach siedemdziesiątych, ale mieściły one wtedy jedynie 80 KB (jak łatwo policzyć, w dzisiejszych czasach więcej mogą ważyć średniej wielkości pliki .doc). Rozwój dyskietek był dość dynamiczny, od ośmiocalowych z coraz większą pojemnością, przez pięciocalowe mieszczące 1,2 MB po dzisiejsze (to już chyba jednak nieodpowiednie słowo) trzyipółcalowe dyskietki o pojemności 2,88 MB. To jednak nadal było za mało, firmy miały większe potrzeby – wymagały większych pojemności.
Nastąpił wtedy dyna
miczny rozwój kart pamięci, które mieściły od ośmiu megabajtów danych. Wraz z rozwojem technologii pojemność ta wzrosła do 128 megabajtów. W tak zwanym międzyczasie zaczęły się rozwijać pamięci USB, które obecnie pomieszczą nawet 256 megabajtów danych.
Przez pewien krótki czas popularne było również nagrywanie danych na nośnikach CD oraz DVD, jednak było to niepraktyczne, gdyż w większości przypadków możliwy był tylko jednorazowy zapis danych. Było to więc rozwiązanie nieopłacalne (raz zapełniony dysk nie mógł być sformatowany, więc stawał się po pewnym czasie bezużyteczny).
Obecnie, poza pamięciami USB (zwanymi pendrive’ami), bardzo popularne są przenośne dyski twarde. Od trzyipółcalowych, przez dwaipółcalowe. Coraz bardziej popularne są również dyski SSD.
Mówiąc o firmie i o obiegu dokumentów, warto również zatrzymać się przy poczcie elektronicznej. Obecnie, jako załącznik można dodać plik o praktycznie dowolnej wielkości (chyba że dostawca wprowadził ograniczenia, w przypadku poczty firmowej jednakże tego problemu nie ma). Doskonale rozwiązuje to więc problem z obiegiem dokumentów w firmie, ponieważ, aby je przekazać, nie trzeba nawet wstawać od biurka. Dodatkowo, tego typu program jest znacznie łatwiejszy w obsłudze i bardziej intuicyjny, niż niektóre dedykowane programy, których trzeba się dość długo uczyć.