Zarządzanie relacjami z klientami w każdej firmie jest bardzo istotnym elementem jej działania. Bez nich klientów by nie było, a co za tym idzie, nie byłoby też firmy. I właśnie po to powstały systemy CRM (Customer Relationship Management). Mówi się, że to nie tylko system, ale i część strategii i filozofii firmy.Ogólnie są to zestawy narzędzi i zadań, jakie należy wykonać do zarządzania kontaktami z klientami. Każdej firmie zależy na dobrych relacjach z klientem, chcemy, aby był zadowolony, bo zadowolony klient to dobry klient. Należy w odpowiedni sposób kontaktować się z nimi, a także przesyłać niezbędne informacje. Kontakt z klientem jest ciągły, od samego początku otrzymania zlecenia, poprzez jego realizację, aż po finalne pokazanie rezultatów. Tak jest w każdej branży. I właśnie dzięki temu, z pomocą przyszły systemy CRM, które pomagają to wszystko uporządkować.
Takie systemy informatyczne sprawiają, że kontakt jest łatwiejszy. Potrafią zautomatyzować relację. W tego typu programach możliwe jest między innymi odnotowanie kupna usługi tudzież produktu. Umożliwiają również wysłanie ponaglenia o wystawieniu faktury, bądź zapłacenia jej. Potrafi w subtelny sposób przypomnieć o tym klientowi, na przykład poprzez przygotowanie listu do wydruku lub poprzez przesłanie wiadomości SMS.
Jest wiele przykładów systemów CRM, z którymi spotykamy się na co dzień. Jednym z nich jest na przykład call center w sieci orange. Każdy klient, który chce wyjaśnić jakąś sprawę lub zamówić usługę, podaje przez telefon swoje dane, dzięki czemu osoba znajdująca się po drugiej stronie słuchawki może w łatwy sposób w komputerze „wyciągnąć” dane klienta. Systemy CRM są zwykle zintegrowane z całym systemem informatycznym firmy.
W systemach CRM można wyróżnić klientów kluczowych, przynoszących największe zyski i tych, którzy przynoszą ich mniej. Taki zabieg ułatwia samym zarządzaniem klientami, dzięki czemu działa na korzyść rentowności firmy.
W takim systemie można również w taki sposób zarządzać produktami, aby zwiększyć cenę tych nieopłacalnych lub całkowicie wycofać je z rynku.
Jest wiele różnych typów systemów CRM, to, jakie wybiera się w poszczególnych firmach, zależy głównie od ich potrzeb.