Zastanówmy się. Prowadzisz firmę, w której znajduje się kilka komputerów. Przy każdym pracuje jeden pracownik odpowiedzialny za dane projekty. Dane o poszczególnych klientach znajdują się wyłącznie na jednym komputerze. Nagle komputer się psuje, płonie lub wybucha, lub mniej abstrakcyjnie, nieświadomy użytkownik komputera przerzuca wszelkie dane systemu operacyjnego do folderu „nie ruszać!” (sic!), a komputer posiada tylko jedną partycję, może się też zdarzyć cokolwiek innego, co sprawi, że nagle dochodzi do utraty danych, drogocennych danych.
I co zrobić w takiej sytuacji? Jeśli dane były rzeczywiście bezcenne, to nie szkoda będzie zapłacić ogromnych kwot, by informatyk spróbował je odzyskać. Będzie to jednak drogie i czasochłonne. W tym czasie pracownik będzie mógł korzystać ze sprzętu, co będzie się bezpośrednio wiązało ze stratą czasu czyli pieniędzy.
Jak tego uniknąć? Wystarczy prosta synchronizacja backupu danych. Będzie on wykonywany w określonym czasie. Najlepiej na dysk zewnętrzny. W ten sposób utracone dane zawsze będzie można odzyskać zdecydowanie szybciej i taniej (bo za darmo) i pracownik będzie mógł od razu kontynuować pracę. Dzięki odpowiednio ustawionemu backupowi, możliwe będzie również kontynuowanie pracy na innym komputerze, na który tę kopię zapasową się wprowadzi.
Jak wiadomo, w każdej firmie czas to pieniądz, więc takie rozwiązanie jest zdecydowanie najlepsze. W systemie Microsoft Windows 7 taki backup danych można zrobić już z jego poziomu. Dodatkowo, komputer przypomina o tym, że trzeba go wykonać. To również znacznie ułatwia pracę.
Warto również pamiętać, że nie tylko technologia zawodzi. W wielu sytuacjach jest to również człowiek. W firmach, jak na drodze, powinna funkcjonować zasada ograniczonego zaufania – właściciel lub osoba do tego upoważniona, powinna robić kopie danych również dlatego, że nigdy nie wiadomo, co może zrobić pracownik. Może je przecież świadomie usunąć, gdy odchodzi z pracy, albo gdy specjalnie działa na jej szkodę. W takiej sytuacji zawsze warto mieć kopie tych danych.
Nie należy o tym zapominać.